一、叙述的含义和叙述的人称
叙述就是对人物的行动或事件的发展变化过程所作的叙说和交代。理解这一定义时要把握住一个最为本质的特征：叙述的表达对象是动态过程。一个静止不动的事物，我们可以描写它，可以说明它，却不能叙述它。
叙述是写作中运用最为广泛的一种表达方式。记叙文要大量采用，无须多说。抒情文、议论文、说明文，都不可能不涉及事件和行动，也要把叙述作为辅助的表达方式。在公文中，叙述运用得也十分普遍。决议中提供的事实论据，报告中对事件前因后果的汇报，通报中对先进事迹或错误事实的交代，调查报告和总结中对事件和现象的转达，都要使用叙述。
叙述一个事件，必须要选择一个观察点或立足点，必须要有一个确定的身份和叙事口吻，叙述才能有条不紊地进行。这个观察点、立足点，或者叙述者的身份和叙事口吻，通常叫做叙述人称。
叙述的人称有两种，分别是第一人称叙述和第三人称叙述。
第一人称叙述就是以作者本人或作者所代表的群体(也就是“我”或“我们”)的口吻叙述。
第三人称叙述，叙述者隐匿了自身，读者看不出是谁在观察、谁在叙述。观察者似乎无处不在，叙述者似乎无所不知。这种叙述被人称为“全知叙事”。
在公文中，这两种叙述人称都被广泛采用。报告、请示、总结用的是第一人称叙述，下行公文、调查报告大多用第三人称叙述。
二、叙述的类型
(一)概叙和细叙
按照详略程度的不同，叙述可分为概叙和细叙两种类型。
1．概叙
粗略简练、只介绍事件梗概的叙述叫概叙，它的特点是篇幅不长，语言简明，事实完整，但缺少细节。下面就是一段概叙：
1999年1月4日，学校党委召开由中层领导干部、专家学者、优秀中青年教师和离退休职工代表参加的调研会，全面征集对学校党政工作和班子成员的意见和建议。到会代表共77人，收回调研表74份。参加调研的同志以对学校工作高度负责的精神，结合学校的工作实际和个人的切身感受，对学校近年来取得的积极进展和党政班子的工作给予了充分肯定，同时也对学校工作中存在的问题提出了许多中肯的、建设性的意见和建议。
把事件发生所占的时间长度和叙述所占的时间长度进行比较，事件时间要远远长于叙述时间，这是概叙的本质性特征。有时，两者之间的差数会大得惊人，譬如，事件的发生经历了若干年，而叙述这一事件却只用几秒或十几秒钟。在公文写作中，概叙的手法用得比较多。因为公文不是记叙文，不是文学作品，无需制造氛围、渲染细节，叙事的目的只是为了让读者了解有关情况，或者为议论提供论据，概叙完全可以担当这些职责。
2．细叙
细叙就是详细叙述，它所叙述的不只是事件的梗概，还有较多的细节。细叙的特点是详尽具体、篇幅较长。例如：
11月3日晚上9时，王××在宿舍里插上电炉下面条，被班长李××看到。李××警告说，工地规定不准私自使用电炉，要王××注意，并要他用完后拔掉电源，但没有当即制止王××的行为。王××刚下完面条，就有人邀他同去看电影。王××在没有切断电炉电源的情况下就离开了宿舍。10时30分左右，电路因负载过大开始自燃，并引着了周围的易燃物质，酿成了火灾。
在细叙中，事件发生所用的时间和叙事所用的时间，比例比较接近，有时甚至可以达到一比一，也就是说，事件的发生用了多长时间，叙述清楚这件事大致上也要用多少时间。这种叙述在公文中运用得不多，只有在表彰或惩戒性的决定和通报中，有时可能会采用。
(二)顺叙和倒叙、插叙、分叙
按照叙述的时间次序的不同，叙述可以分为顺叙、倒叙、插叙、分叙四种类型。
1．顺叙
顺叙就是完全按照事件发生的时间顺序叙述，先发生的先说，后发生的后说。这是叙述中最常见、最基本的叙述方式，也是最原始的叙述方式。人类的祖先在刚刚学会叙事时，就只会这样进行叙述。顺叙的优点是线索清楚，层次分明，合乎人们认识事物的习惯，便于掌握也便于理解。但是，也有一些缺点：容易平铺直叙，记流水账，呆板，平淡，缺乏新鲜感。
公文中的叙述，只求事实清楚、完整，不求新鲜、生动，所以大部分叙述都是顺叙。
2．倒叙
倒叙并不是将时间顺序完全倒过来叙述。完全逆时间方向叙述，既没有可能，也没有必要。就像一个人说话不可能也不必要从最后一个字开始说起，到开头那个字为止一样。时间延续方向的一维性，到目前为止还是事物存在和运动的基本形式。至于科学家们所说的运动速度超过光速之后，时间可以倒流，那只是一种原理，在现实中尚不可实现。
倒叙实质上只是顺叙的局部变异或调整。把事件的结局或事件发展的某一个阶段提到前面先行叙述，然后再按时间顺序叙述事件的全过程，这样的叙述就是倒叙。倒叙的优点是能突出结果，造成悬念，引人入胜。缺点是有违自然形态，把握不好就成了故弄玄虚。倒叙在文学作品中运用广泛，在公文中极少见到。我们认识它的目的并不是在公文写作实践中运用它，甚至是为了防止它的出现，以免给公文的文体本性造成伤害。
3．插叙
复杂的事件往往是事件牵起事件，此物引出彼物。把所有的内容都贯穿在一条线索上有条不紊地进行叙述，有时是非常困难的。常常不得不中断原来的线索，插入对另一个事件的交代或者对另一种事物的介绍。这种中断对主要事件的叙述而插入另一段相关事实的叙述，就是插叙。插入的相关内容完毕后，一般还要回到原来中断的地方继续叙述下去。
公文中的叙述，只交代主要事件的基本情况，线索单纯，不像文学作品那样刻意追求情节的复杂多变，因此对插叙运用得很少。
4．分叙
对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，采用“花开两朵，各表一枝”的方法，分别先后进行叙述，这种叙述方式就是分叙。
分叙在公文中用得也不多，但当用时不可不用。例如，表彰性通报在叙述不同单位在事件中的积极作用时，就有可能用到分叙。
三、叙述的要求
(一)要素完备
叙述有六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。其中事件是最主要的，但事件就是人物的行动，不涉及人物的事件是没有的。事件发生的时间和地点如果不清楚，读者就无法认识和评价这一事件的意义。原因和结果，实际上是事件的组成部分。这些要素，在叙述中不得无故残缺。
实际写作过程中，对这些要素的把握可以有一定的灵活性。譬如时间这一要素，必要时可表达得十分精确：×月×日×时×分；有时也可以比较模糊，如：“最近”，“入冬以来”等等。地点也是这样，既可以具体到某单位，也可以模糊地说“在×地区”，总之，根据具体情况而定。
个别要素有时还可以省略，如叙述干部职工努力工作的事实，是否还要说出为什么努力工作呢？显然不必。众所周知的原因，说出来反有些画蛇添足了。
(二)线索清楚
叙述时，作者的思路需要有一个依附，使事实材料能够纵向次第展开不至于零乱，这就是线索。所依附的，可以是时间，可以是空间，可以是贯穿事件首尾的某一物体，也可以是作者赖以分别认识事物的标准。在公文中，以时间为线索的叙述比较常见。
在叙事性文体中，线索有时不止一条，还有主次、明暗之分。公文中叙述的线索，不像叙事文体那样复杂，一般只有一条，而且绝没有暗线之说，比较容易掌握。
(三)详略得当
前面介绍了概叙与细叙，已经涉及到详略问题。但详和略都是相对而言的，在公文写作中，只明白概叙和细叙的区别，仍不能完全解决详略问题。详，详到何种程度？略，略到什么地步？当然，对这一问题谁也不可能提出一个一成不变的标准来。只是，在实际写作中，这是一个不得不面对，而且比较棘手的问题，应该提醒大家注意。总体来看，出于公文文体本性的需要，在事实完整清楚的前提下，尽量简略。
不少人认为详写困难，略写容易，其实这是误解。不管是详写还是略写，要想写好都不容易。作文训练有一种常用的方法是缩写，要求学生在规定的字数之内将事实说清楚。训练中常出现的情况是：不少学生在规定的字数之内，无法将事实说清楚，只好多用了一些文字。还有些学生虽然在规定的字数之内，但是不该省略的材料省略了，该有的要素没有了，事实自然也就不完整、不清楚了。公文写作中的叙述，当详当略，是否得体，都需要作者扎实的写作功力为保障。