一、什么是表达方式
表达方式就是作者将内容传达出来所运用的方法和手段。由于社会生活本身是复杂的，对社会生活的认知，也需要有各种各样的认识方式和反映方式。这些认识方式和反映方式，在转换为语言进行传达的时候，就是表达方式。
如果反映的对象是事物的运动过程，我们就需要用叙述的方式。叙述就是对事件发展变化过程的叙说和交代。
如果反映的对象是事物栩栩如生的外貌和形态，我们就需要用描写的方式。描写是将事物的状貌、情态描绘出来，活生生地再现给读者的一种表达方式。
如果表达的对象是作者的思想观点、理性认识，就要采用议论的方式。议论是对某一事物或问题发表见解，表明自己的观点和态度的表达方式。
如果表达的对象是作者的情感，就要采用抒情的方式。抒情就是对内心情感的抒发。
如果表达的对象是某种知识，也就是对一个事物或事理的科学认知，就要采用说明的方式。说明是把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等解说清楚的表达方式。
二、公文的常用表达方式
对一般文章而言，表达方式是文章体裁的重要标志。叙述描写用得多，就是记叙文；议论用得多，就是议论文；抒情用得多，就是抒情文；说明用得多，就是说明文。
对于公文来说，所用的表达方式，主要是叙述、议论、说明三种。而且，公文都属于应用文，不能用通常的记叙、议论、说明三大文体的标准去分类。在公文内部，虽然表达方式有时仍可作为区分公文内部不同文体的参考因素。如决议，议论成份就比较多；通报，叙事的成份较多。但在多数情况下，公文对表达方式是综合运用的。在一篇公文中，叙述、议论、说明三种表达方式，常常水乳交融，无法绝然分开。