一、观察
(一)什么是观察
想知道什么是观察，首先要知道什么是知觉。
人有着五种基本感觉器官，就是眼、耳、鼻、舌、身，分别获得视觉、听觉、嗅觉、味觉、肤觉。人通过感官对事物的多种属性所进行的整体反映，叫做知觉。人对客观世界的知觉时时刻刻都在进行之中，即使是睡着了，大脑休息，感官仍在工作。这使人们能够源源不断地获得对现实世界的最新反映。
观察，就是人对某些事物有选择、有目的、有计划的，伴随着理性思维所进行的知觉过程。
观察与一般知觉的不同就在于它是受意识控制的。观察对象的选择，观察目的的确立，观察的发动、制动及其质和量的控制，都在观察者的意识控制之下进行。而且，在观察的同时，观察者要对知觉信息进行分析、鉴别、综合、归类，确认各种知觉信息的价值。因此，我们说观察是伴随着理性思维的知觉。
虽然观察的能力人人都有，但是，要想获得高质量的观察结果，却并不是一件容易的事情。鲁迅先生曾把观察能力视为文学创作的基本能力，他说：“如要创作，第一要观察。”鲁迅：《给董永舒》。法国作家福楼拜在指教莫泊桑时曾要求他经过观察后“用一句话就让我知道马车站有一匹马和它前后的五十匹是不一样的。”《西方古典作家谈文艺创作》，春风文艺出版社1980年版，第396页。当然，这些都是文学创作中的观察，讲究细节化和形象性，公文的观察是科学性的观察，与之有所不同。但是，从对生活的深入观察中获得写作材料，这一点对任何文章和写作来说都是适用的。
(二)观察的方法
在观察中，可以对事物的整体进行把握，这称为总体观察；可以对事物的某一局部和细节进行审视，这称为细节观察；可以在观察时有意识地将同类事物进行同中求异的比较，或者将异类事物进行异中求同的比较，这称为比较观察；可以仔细辨析一个事物发展变化的过程，这叫做进程观察。
不管是何种观察，都不会满足于对事物外部形态的感知，都期望透过现象把握本质，通过现状认识发展规律。因此，观察都有由表及里、由现象到本质的深入过程。
二、调查
(一)调查的含义
“调查研究”是目前社会生活中使用频率很高的一个词语。那么，什么是调查？
调查就是通过到现场实地勘察、找知情人询问、通过问卷获得数据等方法，对某一情况进行了解和认识的过程。
我们的国家目前是在前无古人的情况下进行有中国特色的社会主义事业的建设，现实中新的情况、新的问题不断发生，因此调查研究的重要性也就格外突出。党和国家都要求各级干部要深入社会进行调查研究，机关里甚至设立了“调研员”的职务，足见对调查研究的重视程度。对于公文来说，调查比观察的意义还要突出。毛泽东曾说过：“没有调查就没有发言权。”毛泽东：《＜农村调查＞的序言和跋》。这话对于公文写作来说，可谓至理名言。