一、说明的含义
说明是用简明扼要的文字，将客观事物或事理的形状、性质、特征、成因、关系、功用等属性解说清楚的表达方式。
说明的表达对象是客观化的事物或其事理。如果说叙述表达的是感性认识，议论表达的是理性认识，那么说明表达的就是知性认识。解释概念、介绍科学知识，所运用的表达方式就是说明。譬如我们这本介绍公文写作知识的书，就主要是用说明的方式写作的。
二、说明的类型
说明有事物的说明和事理的说明两大类型。
凡以某一个客观存在物为对象的，都是事物说明。如介绍某一产品，或者介绍某一组织的历史状况。
凡以抽象的概念或科学道理为对象的，都是事理说明。如解释什么是公文，宣传有关宇宙形成的原理来说明世界上没有神仙和灵魂等。事理说明虽不直接指向某一具体事物，但是，所介绍的知识都是客观事物的基本特征和规律，仍有很强的客观性特点，跟思想和感情等主观认识有明显不同。
三、说明的基本要求
(一)态度必须客观
说明的对象是客观事物和它们的事理，这些都是不以人的意志为转移的。所以，说明的内容，只具有对客观事物发现认知的性质，而没有主观创造的性质。而人的思想和感情，虽然也要受客观世界的影响和支配，但其主观创造的因素很多，这就是议论、抒情和说明的本质区别。如果在说明的时候态度不客观，有作者个人的好恶情感或先入为主的偏见在内，就会妨碍说明的准确性和科学性。
(二)内容必须科学
所谓科学，就是对客观事物的特征、本质、规律把握得十分准确，能够经得起时间和实践的检验。
(三)表达必须精确
精确表现在两个方面。一是对事物的阶段、层次、构造的把握要精确，这样才能保证说明过程脉络清楚、层次分明。二是说明的文字，意义要明晰、精炼、准确，不冗繁、不含混、没有歧意，这样才能恰当地表现出客观事物的本来面目。